چک لیست چیست و چگونه طرح و دیزاین کنم؟

💡 توجهِ‌ ما انسان‌ها محدود است. قدرت تجزیه و تحلیل ذهنِ‌ما ضعیف. این محدودیت‌ها باعث بروزِ خطاها و مشکلاتِ زیاد می‌شوند. اما خوشبختانه همیشه راه‌های وجود دارند؛ یکی از این راه‌ها استفاده از چک لیست است. چک‌لیست چیست؟ و چگونه دیزاین کنیم؟

آنچه که در ادامه می‌خوانیم

چیست؟

چک لیست (دقیق‌تر: چک‌لیست – Checklist) برای کاهش خطاهای ناشی از محدویت‌های توجه و قدرت تجزیه و تحلیل مغز انسان، خلق شده است.

چک‌لیست‌ها در شرایط کمتر عاجل، با ذهن باز و از روی معلومات دقیق و کامل طرح و دیزاین می‌شوند؛ و از آن‌ها، در شرایطی استفاده می‌شوند که امکان بروز خطا پیش‌بینی می‌شود.

ⓘ اکثر مهارت‌های که در بلاگ آموزش می‌دهیم (مثلاً مهارت نوشتن در محل کار) و تعدادی از مطالب که در وبسایتِ شهر هوشمند و دیزاین زرنگار تولید شده، دارای چک‌لیست‌اند. از اینرو، تصمیم گرفتیم با توضیحات کوتاهی این مفهوم را دقیق‌تر بررسی کنیم.

چک لیست معمولاً پیش از شروع یک فعالیت، اما بعضاً در حین انجام و بعد از انجام (با هدف مرور و بررسی) آن استفاده می‌شود.

بزرگانِ زیاد، از جمله نویسنده‌ی کتاب مانیفست چک‌لیست، به این باورند که بهتر است قبل از شروعِ هر فعالیتِ مهم، چک‌لیستی درست کرد؛ و آن فعالیت را براساس آن چک‌لیست پیش بُرد.

مزایای استفاده از چک لیست

چک لیست نوعِ تضمین آماده‌باشِ کامل برای انجام یک فعالیت‌ است. این کار کمک می‌کنند تا اطمینان پیدا کنیم که اقدامات حیاتی و لوازم ضروری برای انجام یک فعالیت (و در مواردی هم یک پروژه)، جا نیفتاده و به شکل کامل آماده شده‌اند.

چک‌لیست کمک می‌کند هیچ فعالیتی جا نیفتد.

چک‌لیست نه‌تنها قبل از انجام یک فعالیت، بلکه برای اطمینان از صحت و درستی یک فعالیتِ انجام‌شده نیز استفاده می‌شوند؛ مثلاً: چک‌لیست صحت کارکردِ تمام اجزای یک وسیله، که بعد از اتمام دوره‌ی اجاره، از مشتری پس گرفته می‌شود.

گوانده و همکارانش بعد از تحقیقات زیاد، چک‌لیستی را برای سازمان صحت جهانی، به منظور کاهش مشکلات جراحی، طرح و دیزاین کرده‌ است. آن‌ها نتایج تطبیق چک‌لیست را چنین ارزیابی می‌کنند:

مشکلات عمده‌ی جراحی ۳۶٪ پایین آمده بود. مرگ‌ومیرِ ناشی از جراحی ۴۷٪ پایین آمده بود. عفونت نصف شده بود.

کتاب مانفیست چک‌لیست

کجا استفاده می‌شود؟

مهم‌ترین و بارزترین نمونه‌ی استفاده از چک‌لیست در صنعت هوانوردی است. پرسونل مرتبط با پرواز، قبل از انجام پرواز، تمام اقداماتِ حیاتی را بررسی می‌کنند، تا کیفیت و اطمینان‌شان را به حداکثر برسانند. این کار براساس چِک‌لیست انجام می‌شود.

با آن‌هم، تمام فعالیت‌های که ضرورت به توجهِ دقیق و تجزیه و تحلیل عمیق دارند؛ فعالیت‌های که بروز خطا زیانِ قابل‌توجهی را باعث می‌شوند – مانند جراحی و صنعت هوانوردی از چک‌لیست استفاده می‌کنند. استفاده از چک‌لیست ولی، محدود به این‌ها نیست. برای هر کار مهم می‌توان چک‌لیست تعریف کرد؛ مثلاً:

  • اقدامات پیش از پرواز
  • فعالیت‌های مرتبط با دیزاین بلندمنزل‌ها و آسمان‌خراش‌ها
  • خدمات صحی و کمک‌های اولیه
  • حتا سئو کردن نوشته‌ی یک بلاگ (+)
  • طرح و دیزاین پارک شهری
  • دیزاین لوگو در خدمات گرافیک‌دیزاین
  • و…

می‌دانید که این فهرست یک نمونه برای باز شدن ذهن‌تان است. با توجه به نوعیت فعالیت که انجام می‌دهید، می‌توانید چک‌لیست خودتان را بسازید.

برای هر فعالیتی می‌توان چک‌لیست جور کرد.

ⓘ برای معلومات بیشتر کتاب مانیفست چک‌لیست را بخوانید ().

تقریباً در هر کاری احتمال/جای اشتباه‌شدن وجود داره، اما چیزی‌اس که در کاهش خطاها و اشتباهات همیشه به دردِما می‌خوره؛ و آن چک‌لیست‌اس.

آتل گوانده

چگونه؟

قبل از اینکه به طرح و دیزاین چک‌لیست شروع کنید، بهتر است چند ویژگی آن را مرور کنیم:

  • چک‌لیست طرزالعمل و سند رهنمای جامع نیست.
  • چک‌لیست حتی‌الامکان در یک صفحه دیزاین می‌شود.
  • جملات که در چک‌لیست استفاده می‌شوند، ساده، صریح و واضح‌اند.
  • در بسیاری از فعالیت‌ها چک‌لیست ثابت نیست. در مرور زمان و با توجه به معلومات و تجارب جدید، تغییر، تعدیل و اصلاح می‌شوند.

طرح و دیزاین چک‌لیست کار ساده نیست. شرکت‌های هستند که به شکل حرفه‌یی فقط به خدمات طرح و دیزاین چک‌لیست می‌پردازند. دو قدم ذیل برای طرح و دیزاین چک‌لیست در نظر گرفته شده است:

۱. تعیین مراحل کلیدی

برای انجام هر فعالیت (وظیفه) مراحلی وجود دارد. برای تعیین این مراحل، تمام معلومات لازم از ابتدای فعالیت تا انتهای آن جمع‌آوری می‌شوند. این معلومات، زیربنای دیزاین چک‌لیست را می‌سازد.

معلومات درست منجر به تنظیم چک‌لیست درست می‌شود.
برای طرح و دیزاین چک‌لیست وقت بگذارید. معلومات دقیق و مرتبط جمع‌آوری کنید.

در بعضی از فعالیت‌ها ممکن تجربه‌ی قبلی وجود نداشته باشد. در چنین شرایط، بهتر است قبل از جمع‌آوری معلومات، چند نمونه‌ی چک‌لیست، [حتی] از صنایع و فعالیت‌های متفاوت با فعالیتِ هدف، بررسی شود.

مثلاً گُوانده می‌گوید: ما به کمک چک‌لیست‌های صنایع ساختمان‌سازی و هوانوردی، چک‌لیست فعالیت‌های طبی (پزشکی) ترتیب دادیم. اولین قدم تعیین مراحل کلیدی و تشخیص لوازم ضروری است.

۲. دیزاین فارمت

قدم دوم تنظیم فارمت چک‌لیست است؛ برای دیزاین و تنظیم فارمت:

  • یک صفحه‌ی ورق A4 را در نظر بگیرید؛
  • عنوان فعالیت اصلی را به همراه کلمه‌ی «چک‌لیست» نوشته کنید؛ مثلاً: چک‌لیست دیزاین لوگو؛
  • آن فعالیت را، براساس قدم اول، به مراحل تطبیق‌پذیر (اجرایی) تقسیم کنید؛
  • مراحل انجام کار را به شکل منطقی ترتیب کنید (دقت کنید که وابستگی مراحل در نظر گرفته شده باشد)؛
  • در شروع جمله از این شکل مربع خالی (□) استفاده کنید؛
  • جملات را کوتاه، کامل، ساده و واضح انتخاب کنید تا همه بفهمند؛
  • چک لیست را به تعداد ضرورت چاپ کنید.
چک لیست باید کوتاه تنظیم شود.
چک‌لیست‌های که از یک صفحه تجاوز کند، خلافِ اصول اساسی دیزاین چک‌لیست‌اند.

به یاد داشته باشید که از هر ورق چک‌لیست یک‌بار استفاده می‌شود. هر مرحله که تأیید شد علامت (□) به (☑) تبدیل می‌شود. اصطلاحاً تیک‌مارک می‌خورد.

هر چک‌لیست جای برای نام و امضای چک‌کننده و تاریخ چک (استفاده از چک‌لیست) دارد. چک‌لیست‌ها بعد از استفاده، به‌منظور مستندسازی آرشیف می‌شوند.

چک لیست و قانون مرتبه دو

چک‌لیست را به مانند قوانین مرتبه دو در مذاکره حساب کنید (+)؛ یک چیزی واجب که تحت هر شرایطی باید تطبیق/اجرا شود.

⚠ چک‌لیست باید همیشه تطبیق شود؛ حتی و اگر در شرایطی که ظاهراً هیچ ضرورتی به تطبیق آن دیده نمی‌شود.

بسیاری از کارها/فعالیت‌ها برای ما شبیهِ روتین می‌شوند. در انجام چنین فعالیت‌ها، با خود فکر می‌کنیم که من کوهی از تجربه‌ام و دیگر خلای برای بروز خطا وجود ندارد؛ من یک عمر است که این کار را می‌کنم!

بهتر است تأکید کنم که حتی در انجام چنین فعالیت‌های هم از چک‌لیست استفاده کنید؛ یعنی همیشه استفاده کنید.

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *