یادگیری «نوشتن یادداشت» در محل کار

مهارت نوشتن یادداشت در محل کار

💡 در نقشه‌راه یادگیری مهارت نوشتن در محل کار گفتیم که یادداشت یا شرکتنامه (memo) یکی از انواع معمول نوشته‌های محل کار است. در این بخش می‌خواهیم به یادگیری نوشتن یادداشت در محل کار بپردازیم.

در ادامه‌ی این مطلب می‌خوانیم:

یادداشت چیست؟

یک یاداشت یا شرکتنامه، به انگلیسی memo (اختصارشده‌ی memorandum) نوعی از مکاتبه است که زیادتر به‌شکل درون‌دفتری انجام می‌شود. شرکتنامه‌ها همیشه رسمی، مختصر و موضوع‌محور اند.

یادداشت دارای چهار بخش اصلی است

این نوع مکاتبه، یکی از بهترین نوعِ ارسال پیام‌ها (بعضاً گزارش‌ها)ی سریع، کوتاه و روتین‌وار در محل کار است. محتوای یک یادداشت حدوداً یک ورق A4 و یا کمتر از آن می‌شود.

این فارمت اکثراً‌ برای انواع گزارش‌های کوتاه و پیشنهادات داخلی در یک شرکت استفاده می‌شود. زیرا در عینِ رسمی بودن، بر سبک و لحن شخصی‌تر نیز متکی است. شرکتنامه‌ها نوعِ از ارتباط مستقیم و بی‌حاشیه بوده و از دیزاین مناسب برخوردارند.

اجزای اصلی یک یادداشت

یک یادداشت استندرد شامل چهار بخش است:

  • نام اداره (می‌تواند نباشد)؛
  • برچسب/لیبلِ یادداشت (می‌تواند نباشد)؛
  • سرصفحه (به، از طرف، تاریخ، و عنوان)؛
  • مقدمه؛
  • بدنه با عنوان‌بندی؛ و
  • اختتامیه؛ (بخش اقدام به عمل).

سر صفحه برای این در نظر گرفته شده است تا خواننده از طریق آن، بتواند به سرعت درباره نوشته معلومات کسب کند؛ از جمله:

۱. درباره سطح قدرتِ یادداشت (آن را کی نوشته؟) و هدف اصلی یادداشت (برای چی نوشته شده؟). بدین منظور، باید اجزای استندرد ذیل شامل سرصفحه‌ی هر یادداشتی باشند.

  • به: (عنوان و نام گیرینده: مثلاً انجنیر خانعلی خلیلزاد)؛
  • از طرف: (مثلاً: انجنیر حامد مدار)؛
  • تاریخ: (مثلا: ۲۵ اسد۹۹)؛ و
  • عنوان یا در پاسخ به: (مثلاً: درخواست فیصدی پیشرفت کارِ …)
سرصفحه نوشتن یادداشت در محل کار

این نوع عنوان‌بندی در سرصفحه‌ی یادداشت کمک می‌کند تا خواننده به سرعت بر سطح اهمیت یادداشت واقف شود؛ یعنی:

  • نشان می‌دهد که نوشته به کی ارسال شده.
  • از طریق نام نویسنده و تاریخ ثبت یادداشت، سطح قدرت نوشته تعیین می‌شود.
  • توضیحِ هدف یادداشت، از طریقِ نوشتن یک عنوان واضح، صریح و مختصر. این کار به خواننده کمک می‌کند تا یادداشت را در سطحِ‌ اولویت درست قرار دهد.

نوشتن تاریخ در یادداشت، استندردی است که باید رعایت شود. تاریخ باید دقیق نوشته شود؛ مثلاً: به جای نوشتنِ ۱۳۹۹/۵/۱۲، بهتر است نوشته شود: ۱۲/اسد/۱۳۹۹، تا کسی روز و ماه را به‌جای یگدیگر در نظر نگیرند.

مقدمه (Introduction)

هر سند (نوشته‌ی) مقدمه دارد و یادداشت نیز از این قاعده بیرون نیست. مقدمه خواننده را به منظور و اسکوپ (دامنه) سند آشنا می‌سازد.

مقدمه در نوشتن یادداشت در محل کار

مقدمه باید طوری نوشته شود که به خواننده بفماند که چرا این یادداشت را دریافت کرده و به کدام دلیل خواندن آن را ادامه دهد.

بدنه (Body)

بدنه‌ی یادداشت جایی است که قسمتِ اعظمِ معلومات مهم در آن قرار دارد. بدنه‌ی طوری نوشته می‌شود تا بتوانند خواننده را به درستی به سمت هدفِ مطلوب هدایت کند. یک استراتژی درستِ تدوین نوشته معمولاً موثریت یادداشت را تا چند برابر بالا می‌برد؛ برای این کار در معلومات بدنه‌ی یادداشت را با استفاده از

  • عناوین فرعی توصیفی؛
  • لیست بولِت‌شده؛
  • جملات موضوع‌محور؛
  • مصورسازی معلومات پیچیده.

قابل‌فهم‌تر کنید.

بدنه نوشته در یادداشت

حتی‌الامکان، محتوای بدنه‌ی نوشته را bullet point بدهید و عنوان‌بندی کنید. این کار درک مطلب را آسان می‌کند.

اختتامیه (conclusion)

به مانند هر سند دیگر، اختتامیه (جمع‌بندی) یادداشت پیام اصلی نوشته را خلاصه می‌کنند و اگر ضرورت بود، به خواننده می‌گوید که چی کار کند (اقدام به عمل).

برای تقویت محیط مثبت کاری، در انتهای بخش اختتامیه از خواننده خواسته می‌شود اگر مسئله‌ی مرتبط با یادداشت وجود دارد، تا یک تاریخ معین به نویسنده‌ی یادداشت خبر دهد.

رعایت تِم محتوای و استندردهای اداره (از فورم محتوا گرفته تا دیزاین) یکی دیگر از موارد است که همیشه باید در نظر گرفته شود.

علاوه بر memo، انواع دیگر نوشته‌های محل کار کدام‌هااند؟

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *