گزارش‌نویسی؛ انواع گزارش‌ها و یادگیری نوشتن آنها – از مقدمه تا پیشنهادات

💡 مدیر، استاد یا معلم‌تان خواسته که درباره موضوعی گزارش تهیه کنید؟ نمی‌دانید گزارش چیست؟ فقط نامی از آن شنیده‌اید و بس؟ گیج، دست‌پاچه یا سردرگم‌شده اید؟ نگران نباشید. گزارش‌نویسی سخت نیست. کافی است اولین قدم را بردارید؛ از اینجا.

توضیح: احتمالاً می‌دانید که ما مطالب مرتبط با پلانگذاری و مدیریت شهری را در وبسایت شهر هوشمند آموزش می‌دهیم. آن آموزش‌ها در محیط کار قابل تطبیق‌اند، و بسیاری‌هایشان، ضرورت به گزارش نویسی دارند. این باعث شد چند مطلبی را درباره گزارش‌نویسی تولید و نشر کنیم.

🔔 اسپانسر این نوشته

آنچه در ادامه می‌خوانیم

انواع گزارش

به مانند قواعد نوشتنِ پروپوزل، قواعد نوشتنِ گزارش/راپور نیز منتوع است. و این تنوع از اهدافِ گوناگونِ آن‌ها می‌آید.

باآن‌هم، بهتر است به یاد داشته باشید که همیشه همه‌ی گزارش‌ها پیرامون یک هدف اصلی نوشته می‌شوند: مطلع ساختن مخاطبان.

البته این بدین معنی نیست که تمام گزارش‌ها یکسان‌اند؛ گزارش‌ها انواعِ مختلف دارند؛ و این تنوع نظر به نوعیت تجزیه و تحلیل آن‌ها شکل می‌گیرند.

انواع تجزیه‌وتحلیل‌، و به‌تبعِ آن، انواع گزارش زیاداند. چند نمونه را ذیلاً آورده‌ام:

گزارش امکان‌سنجی

این نوع گزارش (به‌ویژه بخش تجزیه‌وتحلیل آن) به ارزیابی مفکوره‌ها و ایده‌ها می‌پردازد؛ با این هدف که آیا این مفکوره قابل تطبیق (اجرایی) است یا خیر؟

به عنوان مثال، فرض کنید از شما خواسته شده تا یک فعالیتِ تحلیل بازار (Market analysis) را انجام دهید و پاسخ این سوال را بیابید که «آیا این کاروبار سوددِه و ارزشمند خواهد بود یا خیر؟»

مطالعات‌تان را انجام می‌دهید و سندی تنظیم می‌کنید. به این سند گزارش امکان‌سنجی(امکان‌پذیری – Feasibility) گفته می‌شود.

سروی، جمع‌آوری معلومات و تجزیه‌وتحلیل بخش‌های یک گزارش امکان‌سنجی را انجام می‌دهد. جمعِ این فعالیت‌ها به نام مطالعات امکان‌سنجی یاد می‌شود.

این نکته بسیار بدیهی است که «مطالعات امکان‌سنجی پیش از پلانگذاری انجام می‌شوند.» این را به این دلیل گفتم که موسسات و اداراتی هستند که اول پلانگذاری می‌کنند بعداً مطالعات امکان‌سنجی تطبیق و اجرای آن پلان را انجام می‌دهند؛ می‌دانید که این کار اشتباه است.

گزارش مقایسه‌یی

گزارش مقایسه‌یی (خصوصاً بخش تجزیه‌وتحلیل آن)، از طریق مقایسه گزینه‌ها، این امکان را فراهم می‌کند تا تصمیم‌گیران بتوانند از میان تعداد گزینه‌های پیشروی‌شان گزینه مناسب و مفید را انتخاب کنند.

مثلاً، اداره‌ی که در آن کار می‌کنید، تصمیم گرفته تا بخشِ از تجهیزاتِ تخینیکی شرکت را تبدیل کند. این تجهیزات گران‌قیمت است، و به منظور استفاده درست از منابع شرکت، ضرورت به تحقیق و نرخ‌گیری دارد. فرض کنید اداره این وظیفه را به شما محول کرده است.

می‌روید بازار و درباره‌ی تمام گزینه‌های که شرایط و معیارهای لازم را دارند، معلومات جمع می‌کنید. گزارشِ نوشته‌شده براساس این معلومات، یک نوع گزارش مقایسه‌یی خواهد بود. این گزارش به مدیرتان کمک می‌کند تا با انتخابِ گزینه‌ی مناسب تصمیم درست بگیرد.

گزارش علت‌یابی

تصور کنید در اداره‌تان رفتار، تغییرات و تحولاتِ غیر معمول دیده می‌شوند. رئیس اداره از شما می‌خواهد تحقیق کنید که نتیجه‌ی آن علت(‌های) این تغییرات را توضیح دهد. سندی که براساس این تحقیق تنظیم می‌شود یک گزارش علت‌یابی خواهد بود.

این نوع گزارش‌ها نیز، به مانند سایر گزارش‌ها، بخشی دارد به نام پیشنهادات، که در آن، نویسنده، برای عبور از مشکلات، راه‌حل‌های مورد نظرش را می‌نویسد.

⚠️ هیچ گزارشِ بدون پیشنهادات نیست؛ و همه‌ی پیشنهادات الزاماً تطبیق نمی‌شوند.

گزارش ارزیابی تاثیرگذاری

می‌دانید که گزارش‌های علت‌یابی در پی یافتن علتِ یک تغییر و تحولِ قابل توجه تنظیم می‌شوند؛ در حالی که «گزارش ارزیابی تاثیرگذاری» با هدف ارزیابی تأثیراتِ‌ نتایجِ تصمیم‌های که از قبل پلانگذاری و اجرا شده، نوشته می‌شوند‌.

اگر اخیرا تصمیاتی را با هدف آوردنِ تغییراتی در اداره تطبیق و اجرا کرده‌اید، ممکن بخواهید با تهیه یک گزارش ازریابی تاثیرگذاری، میزان کارکردِ اجرای این تصمیم‌ها بررسی کنید. و همچنان اطمینان پیدا کنید که تغییرات و تحولات ناخواسته و عوارض جانبی بروز نکرده‌اند.

به یاد داشته باشید که در تهیه گزارش مجور نیستید از یک نوع تجزیه‌وتحلیل استفاده کنید. هستند گزارش‌های طولانیِ که مجموعه‌ی از گزارش‌های کوتاه با انواع تجزیه‌وتحلیل‌ها را در خود دارند.

دیزاین زرنگار: من در دیزاین زرنگار نیز کار می‌کنم. بخش تحلیل معلومات، صفحه‌آرایی و گرافیک‌دیزاین گزارش‌های مهم شرکت‌تان را به ما بسپارید. یک گزارش حرفه‌یی نشان از شرکت حرفه‌یی است. 💬 ارتباط WhatsApp | تماس | وبسایت.


بخش‌های گزارش‌نویسی:

مقدمه

به مانند نوشتنِ مقدمه در پروپوزل سایر اسناد، مقدمه‌ی گزارش درباره هدف و اسکوپ/دامنه‌ی آن سند روشنی می‌اندازد. این بخش با ارائه معلومات ضروری خواننده را آگاه می‌سازد که انگیزه‌ی اصلی نوشتن گزارش چی بوده و چرا باید خواندنش را ادامه دهد.

💡 هدف اصلی از نوشتن مقدمه، هدایت خوانندگان به سمت شرایطی است که بتوانند درک کنند که «چرا این گزارش نوشته شده.»

به‌عنوان مثال، اگر گزارش درباره یک پروژه‌ی تحقیقیِ است، که قبلاً پروپوزلی برای آن تهیه شده؛ مقدمه‌ی این گزارش خلاصه‌ی آن پروپوزل باشد. تا خواننده از طریق آن بتواند با تاریخچه‌ی پروژه آشنا شود.

مقدمه نظر به گزارش می‌تواند خیلی کوتاه باشد، در حد یک پاراگراف؛ یا متوسط، شامل چندین پاراگراف. مقدمه‌های طویل بعضاً شامل چندین بخش می‌شوند.

چند موضوع برای نوشتن مقدمه گزارش

نمی‌دانید که چگونه مقدمه‌ی گزارش بنویسید؟ بوِلد‌پاینت‌های ذیل مفکوره‌ی این کار را به شما می‌دهند:

  • هدف ⎯ عنوان گزارش را توضیح دهید و عملکرد آن را تشریح کنید.
  • خلاصه‌ یا اسکوپ ⎯ به‌طور خلاصه بگویید گزارش کدام معلومات را پوشش می‌دهد. این کار به مخاطبان‌تان کمک می‌کند انتظار واقع‌بینانه‌تری نسبت به کُلیتِ گزارش پیدا کند.
  • تاریخچه ⎯ درباره‌ی زمینه و وضعیتی بنویسید که انگیزه‌ی نوشتن آن گزارش شده؛ مثلاً یک مشکل و یا یک مسئله.
  • روش‌ها و معیارها ⎯ روش‌ها و میتودهای را توضیح دهید که براساس آنها، محتوای گزارش، نتیجه‌گیری و پیشنهادات تنظیم شده‌اند.
  • محدودیت‌ها ⎯ به خواننده‌های گزارش بگویید که کدام عوامل باعث تضعیف اقتدار و موثق‌بودنِ گزارش شده‌اند. به عنوان مثال، در بخشِ برآورد هزینه‌ها، آخرین آپدیت قیمت‌های محصولات را درخواست کرده‌اید، اما درخواست‌تان تا مهلت تکمیل گزارش نرسیده. از اینرو، در مقدمه‌ می‌نویسید که بنا بر این دلایل قیمت‌ها براساس تخمینِ حتی‌الامکان دقیق تنظیم شده‌اند.
  • تعاریف ⎯ مقدمه را با تعریف اصطلاحات کلیدی گزارش تولید و تکمیل کنید. توجه داشته باشید، اگر بیشتر از ۵ اصطلاح کلیدی دارید، بخشی را به عنوان واژه‌نامه در نظر بگیرید؛ و مقدمه را به محتوای دیگر اختصاص دهید.

اگر گزارش‌تان بخشی به نام سابقه (پیشنه – Background) دارد، تا آنجایی که ممکن است، آنرا کوتاه ارائه کنید؛ فقط آنچه که برای وضاحت ضرورت است بگویید؛ نه مثل درس تاریخ. جزئیات را برای بخش بعدی (بخش تجزیه‌وتحلیل) حفظ کنید.

💡 هنگامی که لازم می‌بینید مقدمه را در چند بخش تنظیم کنید، یادتان باشد که هدف‌تان تشویق مخاطب به خواندنِ ادامه‌ی گزارش است؛ نه اینکه توضیح کامل گزارش در مقدمه.

تجزیه‌وتحلیل

در بخش تجزیه‌وتحلیل یافته‌های‌تان را شریک می‌کنید؛ ترکیب دو چیز: معلومات مرتبط + تفسیر(برداشت)تان از آن معلومات.

تفیسر معلومات یک نوع تجزیه‌وتحلیل است که در آن، معلومات خام را حلاجی می‌کنید تا یک جمع‌بندی جدید و منسجم بسازید.

برای بخش تجزیه‌وتحلیل، قالب و چارچوب خاصی در نظر گرفته نشده است – این شما هستید که با توجه به ضروریاتِ مخاطبان‌تان چارچوب مناسبی را طرح و تطبیق می‌کنید.

همیشه به یاد داشته باشد که در گزارش‌نویسی، هدف اصلی‌تان تنظیم سندی‌ست که حتی‌الامکان واضح باشد. به سادگی درک شود و با صرف کمترین هزینه قابل استفاده گردد.

💡 چارچوب تجزیه‌وتحلیل‌تان را حول معیارهای تنظیم کنید که مخاطب گزارش‌تان نهایتاً براساس آنها تصمیم می‌گیرد. هرچه باشد، گزارش‌ها با هدفِ تسهیل و بهبود تصمیم‌گیری‌ها تنظیم می‌شوند.

پاراگراف اخیر مبهم بود؟ بخش Case study را بخوانید.

مطالعه موردی (Case study)

فرض کنید که شما داوطلب شده‌اید تا برای یک موسسه غیرانتفاعی یک سافت‌ویر/برنامه‌ی کمپیوتری خریداری کنید.

موسسه توضیح می‌دهد که از طریق آن سافت‌ویر به نشر خبرنامه‌ی ماهانه‌ی خود می‌پردازد. شما می‌دانید بوجه آنها ۷،۵۰۰؋ (حدوداََ 100$) است. ولی موسسه یک گزینه اختیاری هم در نظر گرفته است.

علاوه بر این، می‌دانید که تعداد داوطلبانی که خبرنامه را جمع‌آوری می‌کنند هم زیادند و هم گوناگون. بنا بر این، آنها به سافت‌ویر ضرورت دارند که سریع یاد گرفته شده و به سادگی استفاده شود. موسسه به شما می‌گوید که پشتیبانی تخنیکی ۷/۲۴ معیارِ دیگری‌ست که باید در نظر گرفته شود.

💡 با توجه به این ضروریاتِ مخاطب (اینجا موسسه)، معیارهای تجزیه‌وتحلیل عبارت‌اند از: هزینه، قابلیتِ استفاده (کاربردپذیری) و پشتیبانی فعال.

بعد از تحقیقات و جمع‌آوری معلومات، باید اطمینان پیدا کنید که یک بخش گزارش را به تجزیه‌وتحلیل مصارف (در محدوده‌ی بودجه) اختصاص داده‌اید. بخش دوم را به قابلیت یادگیری سریع و استفاده‌ی راحت، و بخش سوم را به دسترسی/موجودیت پشتیابی.

در سناریوی بالا، بخش تجزیه‌وتحلیل بودجه باید قیمت هر گزینه را به شکل دقیق نشان دهد؛ طوری که بتوان براساس آن، به سادگی میان گزینه‌ها مقایسه‌ی قیمت کرد و مطلوب‌ترین قیمت را پیدا نمود. دقت داشته که در تهیه گزارش‌های معلوماتی، از منابع محلی بیشتر استفاده کنید.


در حال تکمیل…

بیشتر یاد بگیرید

مهارت گزارش‌نویسی بخش از مهارت نوشتن در محل کار است.

قواعد گزارش نویسی، شباهت‌های با قواعد نوشتن پروپوزل دارد.

نوشتن یک گزارش خوب، ضرورت به کار عمیق دارد و حفظ تمرکز و توجه دارد. #کارعمیق؟

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *